Digitalisering af bilag
Bogføringsloven pålægger en stor del af de danske virksomheder at bogføre digitalt. Et digitalt ERP- og økonomisystem skal understøtte automatisering af administrative processer, og lette virksomhedernes administrative arbejde, ved at hjælpe med at holde styr på alle bilag i forbindelse med indtægter, udgifter, moms, fakturaer og ubetalte regninger osv.
Systemet understøtter bl.a. bogføring af udgifter og indtægter, gemmer bilag på en sikker måde og kan sende og modtage e-fakturaer.
En løsning, hvor alle bilag nemt kan indsendes og opbevares digitalt i selve løsningen, er derfor klart at foretrække. Det giver også fordele i det daglige arbejde med hurtigt at genfinde relevante bilag m.m. Samtidig lever man op til kravet om at ændringer i registreringer eller bilag skal fremgå af systemet.
Der findes også løsninger, der integrerer til ERP- og økonomisystemer, og som umiddelbart lever op til kravene om digitalisering. Her skal man dog være opmærksom på, at det så i visse tilfælde så er virksomheden selv, der er ansvarlig for at dokumentere om digitale bilag er opbevaret korrekt.
§ 8. Virksomheder har pligt til at sikre transaktionsspor, ved at registreringer efter § 7, stk. 1, kan følges til de omhandlede regnskaber, opgørelser eller opstillinger, jf. § 4, nr. 6, og at tallene heri kan opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat.
§ 9. Virksomheder har pligt til at sikre kontrolsporet, ved at registreringer efter § 7, stk. 1, kan dokumenteres ved bilag og indeholder henvisninger hertil. Hver registrering skal indeholde oplysning om sin tidsmæssige placering i bogføringen.
Stk. 2. Bilag skal indeholde oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Danner eksterne bilag grundlag for en registrering, skal der henvises hertil.
Stk. 3. Foretages der rettelser i bilagsmaterialet, skal det oprindelige indhold og indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.